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Paragraphe 31(2) de la Loi sur la GRC : Les délais

par Caroline Maynard, avocate
mars 2000

Bien que le Législateur ait donné aux membres un droit substantiel de présenter des griefs, ce droit est sujet à des délais de présentation. Aux termes du paragraphe 31(2) de la Loi sur la GRC, la Gendarmerie ne peut accueillir un grief présenté hors des délais statutaires, à moins que le Commissaire n'accorde une prorogation de délai. Malheureusement, plusieurs membres voient leur grief rejeté en raison des délais et ce, sans que la question en litige puisse faire l'objet d'un examen. Le présent article porte sur les problèmes qui ressortent le plus souvent relativement aux délais.

Le critère de la qualité pour agir

Avant de déterminer si un grief a été présenté à temps, la personne chargée de rendre la décision doit être convaincue que le requérant a la « qualité » pour présenter un grief en vertu du paragraphe 31(1) de la Loi sur la GRC. La question de la qualité pour agir est une question préliminaire qui porte sur la capacité d'un membre de présenter un grief. Un des éléments de la qualité pour agir, est de déterminer si la décision, l'acte ou l'omission qui fait l'objet du grief a causé un préjudice au membre. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le critère de la qualité pour agir, veuillez lire l'article de Lisa Thiele paru dans le numéro de février/avril 1999. Pour les besoins du présent article, il est important de se rappeler du lien qui existe entre « les délais » et « la qualité pour agir » puisque le délai de présentation du grief est calculé à compter du moment où le membre devient préjudicié suite à la décision, l'acte ou l'omission.

NIVEAU I

L'alinéa 31(2)a) prévoit que le grief doit être présenté au premier niveau « dans les trente jours suivant celui où le membre qui a subi un préjudice a connu ou aurait normalement dû connaître la décision, l'acte ou l'omission donnant lieu au grief ».

a) Connaissance de la décision, de l'acte ou de l'omission

Il convient de souligner que le délai de trente jours n'est pas calculé à compter de la date de la décision, de l'acte ou de l'omission, mais à compter de la date où le requérant a connu ou aurait normalement dû connaître la décision, l'acte ou l'omission. L'énoncé « a connu ou aurait normalement dû connaître » a été défini par le Comité dans l'affaire ERC 3300-97-008 (G-208) comme étant : « la connaissance, réelle ou imputée, d'avoir été préjudicié par la décision ». Puisqu'il est possible qu'un membre ait connaissance d'une décision rendue par la Gendarmerie bien avant que cette décision ne porte atteinte à ses intérêts personnels, le délai n'est calculé qu'à compter du moment où le membre se rend compte du préjudice qu'il subit suite à la décision.

Par exemple, dans l'affaire ERC 3300-97-009 (G-210), la Gendarmerie avait, en 1994, communiqué à Revenu Canada des renseignements sur les membres qui avaient reçu une indemnité de déménagement au cours des années précédentes. Suite à cette divulgation, en 1995, le requérant ainsi que d'autres membres, ont reçu de nouvelles avis de cotisation de Revenu Canada. Le requérant a présenté un grief indiquant que la Gendarmerie avait enfreint ses droits en communiquant des renseignements personnels à Revenu Canada. Le Comité a conclu que le requérant avait eu connaissance que la divulgation des renseignements personnels incluait des renseignement le concernant le jour où il avait reçu l'avis de cotisation. Puisque le requérant avait présenté son grief dans les trente jours de la réception de cet avis, le Comité a conclu qu'il avait respecté les délais.

Les conclusions et les recommandations du Comité dans l'affaire ERC 2500-97-002 (G-222) font foi d'un autre cas où la date à laquelle le requérant a eu connaissance de la décision qui faisait l'objet de son grief a dû être déterminée. En l'espèce, le membre s'était informé concernant les dépenses qui lui seraient remboursées lors de son transfert. La Gendarmerie lui avait répondu qu'il n'y avait aucune provision qui permettait le remboursement de frais d'entreposage. Trois mois plus tard, le requérant a demandé le remboursement de ses frais d'entreposage. Sa demande a été rejetée et le requérant a déposé un grief. Le Comité était d'avis que la décision qui avait initialement informé le requérant que des frais d'entreposage ne pourraient pas être remboursés, était la décision qui avait préjudicié le requérant. Le Comité a donc conclu que le requérant aurait dû présenter un grief dans les trente jours de la date où il a eu connaissance de cette décision. Le Comité a par conséquent recommandé que le grief soit rejeté parce qu'il était hors délais.

b) En quoi consiste un grief?

La Gendarmerie exige que les griefs soient présentés au moyen du formulaire de présentation d'un grief (formulaire 3081). Cependant, le Comité n'a jamais interprété cette obligation comme ayant une influence sur les délais prévus dans la Loi sur la GRC. En effet, il arrive que des membres présentent leur grief dans une note de service ordinaire, et que, plus tard, ils fournissent un formulaire 3081. Le Comité est d'avis qu'une note de service dans laquelle le membre indique la décision, l'acte ou l'omission qui fait l'objet du grief, la date à laquelle le membre en a eu connaissance et la mesure correctrice demandée, constitue un grief au sens de la Loi sur la GRC. Si la note de service est présentée dans le délai de trente jours, le Comité estime que le requérant a respecté le délai statutaire du niveau I. Or, le Comité a précisé qu'un avis d'intention de présenter un grief ne constitue pas un grief (voir ERC 2800-91-001 (G-033)). De plus, les demandes de renseignements subséquentes et la présentation de commentaires additionnels n'affectent aucunement l'existence du grief lui-même. Le délai de trente jours est le délai que le membre a pour commencer son recours, et non le délai pour présenter ses arguments. Les délais associés à la présentation d'arguments sont de nature administrative et n'ont aucun effet sur les délais de présentation du grief.

c) Date de présentation

In n'y a aucun règlement qui définit qu'est-ce qu'on entend par le mot « présentation » d'un grief. La politique administrative énoncée dans le Manuel d'administration prévoit que les membres peuvent présenter leur grief par l'intermédiaire de l'agent de l'administration et du personnel ou par la voie hiérarchique. Les politiques de la Gendarmerie constituent des lignes directrices proposées à titre indicatif dont le but consiste à veiller à ce que les griefs des membres soient présentés à la personne compétente en temps opportun. Selon le Comité, en autant qu'il y ait suffisamment de motifs objectifs qui supportent le fait que la personne ou le bureau à qui le grief a été remis entreprendra l'étude du grief et que cette personne est considérée par la Gendarmerie comme étant son représentant, le grief sera réputé « présenté ».

Pour qu'un grief soit réputé présenté à temps, il ne suffit pas qu'il porte une date précédant l'expiration du délai; le grief doit être remis à la Gendarmerie avant l'expiration de ce délai. Le Comité a été saisi de plusieurs affaires dans le cadre desquelles le formulaire de présentation avait été signé à l'intérieur des délais, mais avait été estampé « reçu » à une date qui était à l'extérieur des délais. Puisqu'il se peut qu'une étampe soit apposée à une date où le formulaire a été reçu à un certain échelon de la voie hiérarchique, le Comité est d'avis que cette étampe ne prouve pas de manière concluante la date à laquelle le grief a été présenté. Selon le Comité, lorsqu'un grief porte une date précédant l'expiration du délai, lorsqu'il y a aucune indication qu'il a été présenté après l'expiration du délai, et lorsque la Gendarmerie ne fait pas d'objection quant au respect des délais, le grief peut, selon la prépondérance des probabilités, être réputé « présenté » dans les délais.

En outre, la date d'envoi par la poste peut constituer la date de présentation aux fins des délais statutaires. Il est, par ailleurs, toujours préférable que les membres conservent des preuves documentaires de la date d'envoi par la poste au cas où la date de présentation serait contestée.

d) Décisions, actes ou omissions multiples

Comme c'était le cas dans G-222 mentionnée précédemment, le Comité a, à plusieurs reprises, eu à déterminer laquelle d'une série de décisions de la Gendarmerie avait préjudicié le membre afin de déterminer si son grief avait été présenté à l'intérieur des délais. Le Comité doit agir ainsi dans les cas où le requérant a présenté un grief plus de trente jours suivant une décision initiale, mais dans les trente jours suivant la confirmation de cette décision ou le refus de réviser cette décision. Cette situation se présente habituellement lorsqu'un membre demande que la décision initiale soit révisée ou tente de régler le différend à l'amiable. Dans l'affaire ERC 2500-93-001 (G-91), le Comité a rappelé que bien « qu'un règlement à l'amiable soit désirable », il n'a pas pour conséquence de proroger les délais statutaires. Le Comité a également fait savoir qu'on ne peut faire renaître un droit de présenter un grief « simplement en demandant la révision, la confirmation ou la précision d'une décision initiale ».

Dans G-091, le Comité a énuméré les situations où une demande de révision pouvait faire renaître le droit de présenter un grief. Par exemple, lorsqu'un membre transmet de nouveaux renseignements ou de nouveaux arguments qui présentent l'affaire sous un tout autre jour et font en sorte que le membre puisse raisonnablement s'attendre à ce que la décision soit réexaminée, la nouvelle décision peut faire l'objet d'un grief. Si la Gendarmerie refuse de réviser sa décision, ce refus peut également faire l'objet d'un grief. Ce grief doit être présenté dans les trente jours suivant le jour où le membre prend connaissance de la décision révisée ou du refus de réviser la décision. Par contre, lorsqu'un membre demande une simple révision et lorsque l'examen de la Gendarmerie se limite à confirmer sa décision initiale, un droit de présenter un grief à l'égard de la seconde décision ne naît pas. En effet, dans ce cas, la seconde décision ne constitue qu'un nouvel énoncé de la décision initiale (voir à ce sujet l'affaire ERC-2100-97-001 (G-214)).

Comme il n'est pas toujours possible de savoir si une décision sera révisée, il importe que le membre qui veut présenter un grief, le fasse à la première opportunité.

e) Griefs continus

Ce que la jurisprudence en matière de conflits de travail appelle « griefs continus » est un autre exemple de situation où un membre peut être affecté par plus d'une décision, d'un acte ou d'une omission. Les griefs continus impliquent une action initiale qui en elle-même peut faire l'objet d'un grief, et qui se répète par la suite à une certaine cadence. En principe, un grief peut être présenté à la suite de chacune des répétitions de l'action. Le grief respectera les délais s'il a été présenté à la suite d'une des répétitions, à l'intérieur du délai imparti. Toutefois, la mesure correctrice ne peut être accordée que pour la période commençant par la répétition qui fait l'objet du grief.

De tels griefs portent souvent sur le refus de verser une somme ou une prime. Par exemple, dans l'affaire ERC 3300-96-004 (G-206), le Comité a indiqué que le refus de verser un certain salaire pouvait être interprété comme étant sujet d'un grief continu puisque cette décision se répétait à chaque jour de paye. Il convient de distinguer ce genre de décisions des décisions uniques qui produisent des conséquences continues. Par exemple, le membre à qui la Gendarmerie indique qu'un certain tarif sera utilisé dans l'avenir pour calculer le montant de ses frais de déplacement et qui est en désaccord avec ce tarif et veut présenter un grief, devrait le faire sans délai. Si le membre attend qu'on ait appliqué ce tarif à une de ses demandes de remboursement avant de présenter son grief, on pourrait prétendre que le membre a, en fait, présenté un grief à l'égard des « conséquences continues » de la décision.

NIVEAU II

L'alinéa 31(2)b) prévoit que le grief doit être présenté au niveau II « dans les quatorze jours suivant la signification au membre de la décision » de l'arbitre de premier niveau.

Les observations faites sur le délai au niveau I sont, en grande partie, applicables également au délai de présentation du deuxième niveau du processus des griefs. Les seules différences sont que le délai au deuxième niveau est substantiellement plus court, soit 14 jours, et se calcule à compter de la date de la signification de la décision rendue par l'arbitre du niveau I. Le Comité a eu l'occasion d'examiner quelques griefs dans lesquelles la date de signification mentionnée par le membre différait de la date indiquée sur le certificat de signification de la GRC. Dans la plupart de ces cas, les divergences entre les deux dates n'étaient que d'un ou de deux jours. Le Comité a examiné la question dans l'affaire ERC 3300-93-015 (G-149) et a fait les commentaires suivants :

Le Comité accepte généralement la date indiquée sur le certificat de signification comme étant la date à laquelle le document a été signifié. [...] Lorsque la date indiquée par le requérant est différente, qu'il n'existe aucun document permettant de prouver laquelle des deux dates est la date de signification et que la Gendarmerie n'a pas fait d'objections concernant le respect des délais, le Comité peut préférer, selon la prépondérance des probabilités, la date indiquée par le requérant.

Dans G-149, le membre avait mentionné qu'on lui avait signifié la décision du niveau I, le 6 octobre 1996, alors que la date qu'indiquait le certificat de signification était le 5 octobre 1996. Puisque le membre avait présenté son grief de deuxième niveau le 20 octobre 1996, il était essentielle de déterminer quelle était la bonne date de signification afin de conclure s'il avait respecté le délai de présentation de 14 jours. Le Comité a conclu en faveur du membre et le Commissaire s'est dit d'accord avec cette conclusion.

Prolongation en vertu du paragraphe 47.4(1) de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada

Le paragraphe 47.4(1) de la Loi sur la GRC prévoit que le Commissaire a la discrétion de proroger les délais de présentation « s'il est convaincu que les circonstances le justifient ». Tel que mentionné plus haut, la Gendarmerie doit faire appliquer les deux délais prévus au paragraphe 31(2) de la Loi sur la GRC, à moins que le Commissaire n'accorde une prorogation. Par conséquent, il importe que le requérant présente son grief, ou à tout le moins demande une prorogation, dans les délais impartis. En outre, les membres qui tentent de régler leur différent à l'amiable peuvent demander une prorogation de délais de façon à préserver leur droit de présenter un grief dans l'éventualité que leur tentative échouerait.

Un membre peut demander une prorogation aux deux niveaux du processus des griefs, demande à laquelle le Commissaire ou son délégué se doit de répondre rapidement, en toute équité. Ces derniers peuvent également autoriser la prorogation d'un délai de leur propre initiative. Dans tous les cas, les demandes et les réponses devraient être présentées par écrit et devraient être justifiées de façon appropriée. De plus, il incombe aux membres de préciser la décision, l'acte ou l'omission en raison duquel la demande de prorogation d'un délai est faite. Dans l'affaire ERC 2700-98-001 (G-223), le Comité a statué que la Gendarmerie ne peut proroger les délais, de façon générale, pour des sujets qui pourraient faire l'objet de griefs mais qui lui sont inconnus.

Bien que la demande de prorogation devrait être présentée à l'intérieur des délais, certaines circonstances sont susceptibles de justifier une prorogation rétroactive. Par exemple, le Comité a recommandé que les délais soient prorogés de façon rétroactive dans les cas où : on n'avait pas donné au membre les directives adéquates sur les délais et sur les critères de présentation des griefs; le membre n'avait aucun contrôle sur les circonstances, et lorsque le membre n'avait pas fait preuve de négligence.

En conclusion, un membre qui s'apprête à présenter un grief devrait se rappeler des paroles du Commissaire dans l'affaire ERC 2400-93-005 (G-104) : « les membres ont la responsabilité de bien connaître l'ensemble des politiques et, dans le doute, de demander des conseils avant l'expiration des délais ».