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Communication de renseignements en vertu du paragraphe 31(4) de la Loi sur la GRC

par Suzan Appleby, agente d'examen des cas
juin 2000

Il incombe aux membres qui déposent un grief d'établir que leur grief est justifié et que le redressement demandé devrait être accordé. cette fin, ils ont souvent besoin de plus de renseignements à l'appui qu'ils n'en ont en leur possession. Le paragraphe 31(4) de la Loi sur la GRC est un moyen important d'obtenir plus de renseignements à l'appui de leur grief. Il permet au membre qui présente un grief de consulter « la documentation pertinente placée sous la responsabilité de la Gendarmerie et dont il a besoin pour bien présenter son grief ».

Cette disposition donne bel et bien aux membres droit à un type de communication gratuite de renseignements écrits ou documentaires pertinents. L'article qui suit tente de clarifier le droit aux renseignements conféré aux membres par le paragraphe 31(4).

Interprétation du paragraphe 31(4)

La communication permet au requérant de connaître le fondement de la décision faisant l'objet du grief ainsi que les renseignements pertinents pour la question à trancher. Elle permet aux parties de traiter des questions en litige selon des renseignements complets sur l'affaire, ce qui, en général, donne lieu à de meilleures décisions, à des décisions plus éclairées.

Afin que le requérant reçoive le minimum de renseignements auxquels il a droit en vertu du paragraphe 31(4), les Consignes de 1990 du commissaire (griefs) (« C.C. »), figurant à l'article II.20.C du Manuel d'administration (« MA »), précisent les renseignements que le membre doit recevoir pendant la procédure applicable aux griefs, sans qu'il les demande, et les renseignements auxquels il n'a pas droit.

Le paragraphe 7(1) des C.C. prévoit qu'il faut fournir au requérant les motifs de la décision, de l'acte ou de l'omission faisant l'objet du grief, et tous les documents que le comité consultatif examinera, ainsi que son rapport. Il faut également lui fournir tout autre document que l'arbitre du premier ou du deuxième niveau, selon le cas, examinera.

Cependant, dans de nombreux cas, il pourrait y avoir des renseignements autres que ceux prévus par le paragraphe 7(1) des C.C. qui devraient être transmis au membre parce qu'ils sont pertinents, placés sous la responsabilité de la Gendarmerie et parce qu'il en a besoin pour bien présenter son grief. Parfois, la Gendarmerie les fournira sans qu'on les lui demande. Cependant, pour s'assurer que les renseignements lui sont transmis, le membre devrait les demander à la Gendarmerie, par écrit, lorsqu'il présente le grief ou dans un délai raisonnable par la suite. La partie F de la formule de présentation d'un grief (formule 3081) prévoit un espace à cet effet.

Le droit aux renseignements prévu par le paragraphe 31(4) n'est pas absolu. Les renseignements doivent être : 1) placés sous la responsabilité de la Gendarmerie, 2) pertinents pour le grief et 3) nécessaires pour bien présenter le grief.

1. Sous la responsabilité de la Gendarmerie

Pour que les renseignements soient visés par les paramètres du paragraphe 31(4), il faut d'abord déterminer qu'ils sont « placés sous la responsabilité de la Gendarmerie ». Selon des décisions déjà rendues sur la question par le Comité, l'expression devrait être interprétée de façon assez large.

Par exemple, dans CEE 3300-91-004 (G-54), le Comité a reconnu que la documentation relative aux exigences linguistiques d'une mesure de dotation et à l'établissement d'un effectif bilingue de l'unité pour la sous-direction du membre était placée sous la responsabilité de la Gendarmerie. Dans CEE 3200-03-003 (G-121), le Comité a conclu que les déclarations des témoins faites pendant une enquête sur une plainte de harcèlement étaient placées sous la responsabilité de la Gendarmerie.

Dans CEE 3300-93-0014 (G-125), le Comité a considéré qu'une C.C. était placée sous la responsabilité de la Gendarmerie, comme la correspondance interne de la Gendarmerie confirmant une pratique relative aux examens médicaux suivie dans toute la division, les critères du profil médical s'appliquant aux membres non opérationnels d'une certaine direction ainsi que les profils médicaux et les résultats d'examens médicaux antérieurs du requérant. Cependant, il a jugé que les divers textes législatifs et les copies de certaines politiques gouvernementales n'étaient pas des renseignements placés sous la responsabilité de la Gendarmerie, mais des documents publics pouvant être obtenus ailleurs, par exemple dans une bibliothèque publique.

Deux dossiers d'enquête particuliers concernant un incident mettant le requérant en cause ont été considérés comme placés sous la responsabilité de la Gendarmerie dans CEE 3200-95-001 (G-147), et des décisions favorables antérieures prévoyant l'indemnisation des membres en vertu du Plan de garantie de remboursement des pertes immobilières ont également été jugées placées sous la responsabilité de la Gendarmerie dans CEE 3200-99-001 (G-242).

Par conséquent, pour être placés sous la responsabilité de la Gendarmerie, les renseignements doivent provenir de la Gendarmerie même ou, s'ils sont d'origine extérieure, ils devraient être en possession de la Gendarmerie. Si les renseignements demandés ne sont pas sous la responsabilité de la Gendarmerie, celle-ci n'a pas l'obligation de les fournir.

2. Documentation pertinente

Les renseignements doivent également constituer de « la documentation pertinente ». Les renseignements sont pertinents s'ils sont liés à l'objet du grief ou aux faits soulevés par le membre à l'appui de son grief, et s'ils aident celui-ci à le prouver.

Il est préférable que le membre fournisse suffisamment de détails sur les renseignements désirés pour permettre à la Gendarmerie de déterminer si les renseignements sont sous sa responsabilité et sont pertinents, mais il est reconnu qu'il peut ne pas être en mesure d'en fournir beaucoup. Le membre peut ne pas connaître la nature et le contenu exacts des renseignements utilisés par la Gendarmerie pour prendre la décision faisant l'objet du grief. Par exemple, dans G-147, le Comité a conclu que la mention par le requérant, dans sa demande présentée en vertu du paragraphe 31(4), d'un incident ayant été mentionné dans son évaluation de rendement, et de dossiers d'enquête particuliers sur l'incident était suffisante pour établir que les dossiers en cause étaient pertinents pour le grief portant sur l'évaluation de rendement. Le Comité a fait observer qu'il aurait été pratiquement impossible pour le requérant de fournir plus de détails, car il ne connaissait pas le contenu précis des dossiers.

En outre, malgré son obligation en vertu du paragraphe 31(4), la Gendarmerie peut faire valoir le secret professionnel de l'avocat relativement aux opinions juridiques pertinentes. Cependant, si la décision faisant l'objet du grief se fonde uniquement sur une opinion juridique que la Gendarmerie ne veut pas communiquer, celle-ci devrait au moins fournir des motifs détaillés de la décision au membre (voir CEE 2200-98-002 (G-234)).

Soulignons que le fait que les renseignements n'ont pas été examinés lorsque la décision faisant l'objet du grief a été prise ne veut pas dire nécessairement qu'ils ne sont pas pertinents. Par exemple, dans CEE 2700-99-002 (G-247), le Comité a fait observer que les documents auxquels un membre a droit en vertu du paragraphe 31(4) de la Loi sur la GRC [TRADUCTION] « ne se limitent pas à ceux que l'officier compétent a examinés » pour prendre la décision. Il a affirmé que les renseignements peuvent être pertinents « s'ils indiquent que la décision prise n'était pas appropriée, par exemple si une politique applicable n'a pas été prise en considération. Les décisions déjà rendues sont également pertinentes, parce que la Gendarmerie est tenue, par une obligation générale d'équité, de considérer les situations semblables de la même façon ».

3. Dont il a besoin pour bien présenter son grief

En règle générale, cet aspect du paragraphe 31(4) fait partie de la question de la pertinence. Si les renseignements demandés sont pertinents, ils seront normalement nécessaires pour bien présenter le grief. Cependant, il est possible que des renseignements pertinents placés sous la responsabilité de la Gendarmerie ne soient pas raisonnablement nécessaires à la présentation du grief, par exemple si la Gendarmerie ne conteste pas le fait particulier ou la question en litige pour laquelle les renseignements sont demandés.

Obligation de la Gendarmerie

Dans une édition spéciale de Pony Express de novembre 1992 intitulée « Guide de présentation des griefs », on a mentionné, dans un article à l'intention des officiers compétents, l'obligation pour la Gendarmerie de fournir des renseignements pertinents aux requérants. Dans G-147, le Comité a cité cet extrait en l'approuvant, ce qui indiquait que, même s'il ne s'agissait pas d'une politique officielle comme celle prévue dans le Manuel d'administration, « l'article se voulait un message pour la GRC que, dans le contexte des griefs, la Gendarmerie ne devrait pas être avare de ses renseignements et les partager avec les membres ».

Dans cet article, on faisait remarquer que le défaut de la direction de répondre aux demandes de renseignements pertinents des membres pouvait avoir des répercussions négatives sur la crédibilité du régime des griefs et en augmenter le nombre. Selon l'article :

...Le droit de recevoir ce genre de renseignements est reconnu par la loi. La politique ne reconnaît que deux exceptions. Il ne suffit pas d'invoquer les renseignements d'un tiers ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, etc. On doit faire l'effort de fournir tous les renseignements pertinents dans une note de service ou par d'autres moyens. Le système est basé sur la preuve documentaire. Il incombe à la Gendarmerie de produire les dossiers en sa possession.

Ces principes s'appliquent également aujourd'hui. Il faut tenter le plus possible de répondre aux demandes du requérant dans un délai raisonnable et, au besoin, collaborer avec le membre afin de restreindre la demande aux renseignements pertinents placés sous la responsabilité de la Gendarmerie. Si la Gendarmerie décide de ne pas permettre la consultation des renseignements dont le membre a besoin, elle devrait motiver sa décision.

Puisque la Gendarmerie est tenue de ne permettre au membre que de « consulter » les renseignements, elle n'a pas à en fournir un exemplaire. Il se peut que les renseignements proviennent d'une source extérieure, qu'ils soient à la disposition du public, et la Gendarmerie sait que le membre peut les obtenir gratuitement, dans un délai raisonnable, simplement en les demandant à l'autre source. Dans ce cas, le fait de fournir au membre les renseignements lui permettant de consulter les renseignements suffira normalement pour que la Gendarmerie s'acquitte de l'obligation prévue au paragraphe 31(4).

Soulignons que la décision de la Gendarmerie de ne pas fournir les renseignements demandés en vertu de cette disposition constitue une décision distincte pouvant faire l'objet d'un grief.

Interaction avec la Loi sur l'accès à l'information

Les membres peuvent se prévaloir de la Loi sur l'accès à l'information pour obtenir des renseignements de la Gendarmerie, mais le paragraphe 31(4) est le principal moyen à la disposition du requérant pour obtenir les renseignements pertinents à l'appui d'un grief. Il ne faudrait donc pas conseiller aux membres ayant demandé des renseignements en vertu du paragraphe 31(4) d'utiliser les procédures prévues par la Loi sur l'accès à l'information, sauf si la Gendarmerie explique pourquoi elle croit que les renseignements ne sont pas placés sous sa responsabilité, ne sont pas pertinents ou ne sont pas raisonnablement nécessaires pour bien présenter le grief.

Interaction avec la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Gendarmerie refuse parfois de communiquer les renseignements demandés parce qu'ils contiennent des renvois personnels à d'autres individus et que leur communication serait contraire à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Loi sur la protection des renseignements personnels interdit la communication de renseignements personnels concernant d'autres individus sauf si ceux-ci consentent à la communication; sauf si la communication sert aux fins auxquelles les renseignements ont été recueillis ou préparés par l'institution fédérale; ou sauf si les renseignements visent un usage compatible avec ces fins.

Cependant, dans G-121, le Comité a déjà indiqué que, lorsque les renseignements sont pertinents mais qu'ils comprennent des renvois personnels à d'autres individus nommés, la Gendarmerie devrait néanmoins faire tous les efforts possibles pour que le requérant reçoive certains renseignements. La Gendarmerie devrait demander et obtenir le consentement des autres personnes à la communication ou, si elle n'y arrive pas, fournir une version du document demandé d'où ont été retirés les détails d'identification. À titre subsidiaire, si le grief est lié directement à la fin à laquelle les renseignements ont été recueillis, le Gendarmerie devrait les communiquer, sous une forme non modifiée, en vertu de l'exception relative à l'« usage compatible » prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par exemple, dans G-121, le Comité a conclu que les déclarations des témoins prises au cours d'une enquête sur le harcèlement étaient très pertinentes pour un grief alléguant le harcèlement contre le membre faisant l'objet de l'enquête, et que leur communication au requérant viserait un usage compatible avec celui pour lequel les déclarations avaient été prises.

Formulation d'une demande présentée en vertu du paragraphe 31(4)

Lorsqu'il présente une demande de renseignements en vertu du paragraphe 31(4), le membre devrait essayer :

1. de préciser le plus possible les renseignements désirés afin de permettre à la Gendarmerie de vérifier si les renseignements existent et s'ils sont placés sous sa responsabilité;
2. d'expliquer pourquoi les renseignements sont pertinents, c'est-à-dire indiquer le lien entre les renseignements et l'objet du grief, un fait contesté ou une interprétation contestée des faits;
3. d'indiquer la fin pour laquelle les renseignements sont voulus, c'est-à-dire indiquer comment ils pourraient étayer la version des faits du membre ou le développement de son argumentation.